Comment ajouter un second propriétaire ?

  1. Se rendre sur l'interface web du serveur de listes (listes.univ-jfc.fr/listes)
  2. La page d'accueil apparaît. Si vous n'êtes pas connecté la colonne sur la gauche est vide et au centre, il y a la liste des listes
  3. Se connecter avec le bouton "CAS" tout à fait en haut à gauche si ce n'est pas déjà le cas
  4. Dans la colonne de gauche, cliquer sur le titre de la liste que l'on souhaite modifier
  5. La page "Informations sur la liste" apparaît. Toujours dans la colonne de gauche, cliquer sur le lien "Admin".
  6. Dans la zone principale de la page, une série d'onglets d'administration apparaît, cliquer sur "Configurer la liste"
  7. Une fois l'onglet cliqué, une autre série de boutons apparait juste en dessous, dont le premier est "Définition de la liste". Cliquer dessus.
  8. Dans la zone principale, la troisième section est titrée "Propriétaire (owner)"
  9. Dans cette zone, il y a un premier groupe de champs avec le détail du propriétaire actuel, puis un second groupe de champ vides
  10. Compléter ces champs vides (surtout email) et laisser les champs à choix multiples avec leurs valeurs par défaut
  11. Descendre tout à fait en bas de page, puis valider les changements en cliquant sur le bouton "Mise à jour".

La personne ajoutée recevra un mail pour lui signifier qu'elle est propriétaire de cette liste. Si elle se connecte à l'interface web, elle peut sélectionner la liste et elle a le bouton "Admin" elle aussi.

Quelle taille maxi de pièce jointe et pourquoi ?

La taille maximale des e-mail autorisé à destination des listes de diffusion de Champollion est, sauf exceptions listées plus bas, de 5242880 octets, soit 5 méga-octets.

Les pièces jointes attachées dans un mail sont transformées pour être envoyées. Cette transformation consomme environ 26% de place en plus.
Ainsi, une pièce jointe de 3,5 méga-octet dans un mail avec un peu de texte résulte en un mail de 4,7 méga-octet, ce qui est proche de la limite.

Cette limite peut paraître restrictive. Il y a une raison particulière pour qu'elle le soit quand on parle de listes de diffusion : le mail est dupliqué autant de fois qu'il n'y a de destinataires, et ces mails dupliqués sont tous mémorisés par les serveurs mails. Les destinataires sont souvent tous "Champo", donc tous stocké sur notre serveur Champo.

Exemple : un mail avec une pièce jointe de 8 mégas envoyé à etudiant@listes.univ-jfc.fr résulte en un mail d'environ de 10 mégas dupliqué 3650 fois, ce qui coûte au serveur 36 Go pour un seul mail. Imaginons que les étudiants reçoivent 50 mails de ce genre par an, ceci nous coûterai 1,8 Tera-octet de données stocker, sauvegarder, gérer, indexer, uniquement pour cette liste.

La solution utilisez : FileSender

Comment créer une messagerie de groupe ?

Les messageries de groupes fonctionnels (messagerie de service, de groupe de travail) peuvent être réalisées automatiquement (annuaire d'établissement ou manuellement par création d'un alias de messagerie sur le serveur de mail. Dans tous les cas il est préférable que l'annuaire de l'établissement (AGrhum géré par le service DRH) ait été mis à jour afin que le groupe soit définit et que les personnes désirant recevoir les courriers adressés à une adresse fonctionnelle soit placées dans le groupe adéquat.

Créer une messagerie de groupe sous forme de liste de messagerie

Le serveur de liste peut créer une liste de messagerie. Il faut que la liste soit de type "workgroup" afin que cette liste représente un groupe fonctionnel (Dans ce cas seuls les utilisateurs de la liste on accès aux courriers). Toutefois; l'archivage de ce type de liste est déconseillé en raison des problèmes de confidentialité que l'existence d'une archive peut poser.

Convention de nommage des listes de diffusion

Pour normaliser le format de ces listes et en améliorer la lisibilité sont proposées ici des règles de nommage :

Le nom de la liste  devra être de la forme composante-[site]-detail@listes.univ-jfc.fr où composante est un service, un département ou un laboratoire. Pour les listes d'étudiants par formation, la liste sera de la forme niveau-formation-[site]-[parcours]@listes.univ-jfc.fr Le site et le parcours sont facultatifs selon la pertinence de disposer ou non d'adresses différentes par campus ou parcours.

Le principe est d'aller du général au spécifique.

Exemples de noms de liste :

Préférer systématiquement l'usage du tiret à celui du point. L'usage de l'underscore (tiret bas) ou de lettres majuscules sera sinon prohibé du moins à éviter.
Au moment de créer la liste, vous devez spécifier un nom, un objet et une description qui doivent indiquer clairement l'objet et les destinataires de la liste. Le champ description doit notamment expliciter tout acronyme ou abréviation utilisé dans le nom de la liste.

Listes dérivées de l'annuaire.

Pour tous les groupes institutionnels, des listes sont générées automatiquement à partir de l'annuaire (Ldap) de l’établissement. Elles adressent l'ensemble des personnels membres de la composante. Par exemple la liste biatss@listes.univ-jfc.fr adresse un message à l'ensemble des personnels BIATSS de l'établissement. La liste automatique scd@listes.univ-jfc.fr adresse un message à l'ensemble des personnels du scd. Ces listes ne doivent donc pas être communiquées à des tiers à des fins de contact d'une composante. Il faudra créer une liste du type scd-contact@listes.univ-jfc.fr

Créer une messagerie de groupe sous forme d'alias

Créez une liste de diffusion à la place. Pour la rendre plus "jolie" (sous forme @univ-jfc.fr), créer un ticket sur le Helpdesk.

Pour plus d'information